Leerteams

Kennismaken met de Axenroos

Een dinsdagmiddag, het wekelijks overleg van een managementteam. Hendrik Jan licht een discussiepunt toe, Karel luistert geïnteresseerd en vraagt door, Paul bekijkt ondertussen een appje, Carien uit haar kritiek op het verhaal waarop Louis protesteert. Angela, de voorzitter, houdt zich wat afzijdig van de ontstane discussie. Tarik deelt de koekjes rond, Rob begint steeds harder te praten waarop Marie Jose een grappig bedoelde opmerking maakt.

Een gewone vergadering, zoals we allemaal wekelijks meemaken. De namen zijn anders maar de gedragingen zijn bekend. Niet elk gedrag is altijd effectief. Wat wil Carien bereiken met haar kritiek? Protesteert Louis altijd als Carien wat zegt? Kennismaken met de Axenroos betekent kennismaken met het eigen communicatiegedrag en het gedrag van de ander. Door dit inzicht en het kunnen benoemen kan de effectiviteit van een vergadering en daarmee de samenwerking binnen een team vergroot worden.

Communicatieniveaus

Als we praten over vergaderingen benoemen we meestal twee van de drie niveaus van communicatie. Als eerste wordt er gesproken over de inhoud; de onderwerpen die worden besproken. De kwartaalcijfers, de begroting, de nieuwe visie of het personeelsfeest.

Het volgende niveau dat regelmatig besproken wordt, is de procedure, dit zijn de spelregels. Hoe laat beginnen we, wie zit voor, wie notuleert, hoe gaan we beslissen, wie heeft welke bevoegdheid enz. De procedures kunnen omschreven zijn in een vergaderreglement maar er zijn ook ongeschreven regels: hoe gaan we hier met elkaar om, hoe lang praten we over dit agendapunt, mobiele telefoons kunnen niet maar een sms’je lezen kan wel, kunnen we te laat komen, is het erg als we ons niet voorbereid hebben?

Het derde niveau, het procesniveau, draait om de interactie tussen de deelnemers en komt hooguit op een Heidag ter sprake. In het proces gaat het om hoe de dingen worden gezegd en vanuit welke achtergrond worden opmerkingen gemaakt. Naast zaken als gemoedstoestand en houding speelt vooral de relatie die de deelnemers hebben, of denken te hebben, een belangrijke rol binnen het proces. Het procesniveau is een ondoorzichtig proces waar meningen, gevoelens, relaties en interacties een rol spelen.

Axenroos

 Een manier om dit procesniveau, de interactie tussen de leden, duidelijk te maken is de methodiek van de Axenroos. Ruim dertig jaar geleden schreef de Belgische psychotherapeut Ferdinand Cuvelier het boek: ‘de Stad van Axen’. In dit fictieve reisverslag beschrijft hij de zes wijken van de stad en het concrete gedrag van de inwoners. De methodiek die hier uit voortvloeide is een manier om communicatiegedrag van en tussen mensen zichtbaar te maken. De methode gaat uit van een aantal soorten gedragsaspecten die zijn verbeeld in zes karakteristieke krachten; axen genoemd. Elke ax heeft zijn eigen totemdier. Zo staat de uil voor houden. Je beziet de wereld even vanaf de zijlijn en trekt je terug, je bent terughoudend en kunt een geheim bewaren. De leeuw hoort bij de ax van het geven. Een leeuw geeft graag leiding of regels of biedt leerstof aan of geeft graag cadeautjes. De hond daarentegen staat voor het aannemen. Een echte genieter die gemakkelijk en graag cadeautjes aanneemt en leiding kan ontvangen. De schildpad (lossen) kan eenvoudig loslaten en is in staat om te rouwen en rond te lummelen. De steenbok, in de wijk van het weerstaan, is de beschermer van zijn eigen grenzen. Hij biedt tegenstand en schiet in de verdediging. Het aanvallen wordt getypeerd door de havik. Deze wijkbewoner heeft kritiek en wil dingen en mensen verbeteren en veranderen.

De kracht van de Ax

De kracht van elke ax kan zowel positief als negatief worden gebruikt. Soms zitten mensen zo vast in hun kracht dat ze niet meer kunnen wisselen van ax, ze vertonen dan ongezond gedrag.

De leeuw, de koning der dieren, geeft graag leiding en zorg en kan zich presenteren door zijn manen te tonen. Een overdreven vorm van zich willen presenteren wordt narcisme, overdreven zorgen wordt betuttelen en teveel aan leiding wordt een dictatuur. De hond is dankbaar, kan goed leiding aannemen en geniet van de zorg die hij krijgt. Hij haalt inspiratie uit de lessen die hij volgt of het concert dat hij bijwoont. Maar het telkens blijven vragen en ontvangen zorgt voor een profiteur van zijn omgeving.

De schildpad kan, als alles even teveel wordt, lossen. De kracht komt voort uit het durven loslaten, het durven rouwen om daarna weer met frisse moed er tegen te gaan. De zwakte van de schildpad is de slachtofferrol. De steenbok weerstaat en trekt zijn grenzen. In de vergadering is hij degene die roept: “Ja, maar…”. Door de eigen grenzen te bewaken kunnen deze wijkbewoners zelfvertrouwen ontwikkelen. De zwakte herkent iedereen direct; niets lastiger dan iemand die overal afwijzend op reageert maar nooit zelf actief voorstellen doet. De havik uit kritiek en dat is maar goed ook. Kritiek kan verandering- en verbeteringsprocessen op gang brengen. Maar ook de negatieve kant is bekend van de havik; kritiek blijven geven zonder ruimte te geven aan de ideeën van anderen.

De uil staat voor het houden, het achterhouden. Goed om af en toe op jezelf te zijn en een geheim te kunnen bewaren. Maar als je continu alle informatie achterhoudt zul je een lastige gesprekspartner zijn.

Terug naar de vergadering

Een dinsdagmiddag, het wekelijks overleg van een managementteam. Hendrik Jan licht een discussiepunt toe, Karel luistert geïnteresseerd en vraagt door, Paul bekijkt ondertussen een appje, Carien uit haar kritiek op het verhaal waarop Louis protesteert. Angela, de voorzitter, houdt zich wat afzijdig van de ontstane discussie.

Kijk nu nog eens naar het voorbeeld van de bovenstaande vergadering. Het gedrag van de leden van de vergadering kun je duiden in de Axenroos.

Hendrik Jan zit in de ax van het geven, Karel reageert op hem en zit in de ax van het ontvangen. Carien valt aan (havik) en Louis reageert daarop als steenbok. Bij Paul en Angela is de ax niet meteen helder, beiden vallen nu óf onder de ax van het lossen óf onder de ax van het houden, afhankelijk van het achterliggende gevoel.

Het voorbeeld is een statische opname van dat moment. De vergaderleden zullen dit gedrag niet continu volhouden, uitzonderingen daargelaten. Maar is het gedrag ook effectief? Bereiken de groepsleden het doel wat ze voor ogen hebben?

Terug naar de Axenroos

De axenroos is een hulpmiddel om gedrag en interactie binnen een groep te duiden. De eerste stap is inzicht voor de individuele groepsleden. Als Karel doorkrijgt dat hij niet z’n eigen standpunt in kan brengen doordat hij continu aan het ontvangen is en als Marie Jose snapt dat haar mening niet duidelijker is geworden met een grapje dan staan ze open voor een verandering.

Bovendien lokt het ene gedrag het andere uit. Aanval lokt verdediging uit, geven lokt ontvangen uit. Als de groepsleden zich hiervan bewust zijn, kunnen ze gaan oefenen met ander gedrag. Carien kan de mening vragen van Tarik, Marie Jose kan haar eigen standpunt naar voren brengen en Angela, de voorzitter, zou hierop actief kunnen toe zien. De interactie verandert en de vergadering wordt doelmatiger.

Bijkomend voordeel is dat de teamleden gedrag durven te benoemen omdat duidelijk wordt dat elk gedrag positieve en negatieve kanten heeft. Het gebruik van een metafoor is ook een voordeel; je kunt het gedrag van jezelf of van een ander voorstellen als hond of leeuw zonder er een waardeoordeel aan te geven. Hierdoor is het veilig voor de groepsleden om zich te ontwikkelen binnen het team.

Binnen dit managementteam zijn na een vergadertraining, op grond van de Stad van Axen, de communicatieniveaus bespreekbaar: zowel de inhoud, de procedure als het proces.

Dit artikel is eerder gepubliceerd op www.menscentraal.nl

Voor meer informatie over trainingen kun je mailen naar info@derondestad.nl